Požymiai, kad jūsų sistemą reikia tvarkyti.
- Jūsų komanda sandorius seka ne HubSpot sistemoje. Pardavėjai vietoj CRM naudoja skaičiuokles, užrašų knygeles arba pasikliauja atmintimi, nes sistema neatitinka to, kaip jie dirba.
- Ataskaitos neatitinka tikrovės. Pardavimų kanalo (pipeline) skaičiai, pajamų prognozės ar veiklos ataskaitos atrodo neteisingos, bet negalite tiksliai pasakyti kodėl.
- Sandoriai stovi ne tuose etapuose. Etapų kriterijai neaiškūs, todėl sandoriai kaupiasi etape „Derybos“ arba mėnesių mėnesius lieka etape „Kvalifikuotas“.
- Automatizacijos suveikia neteisingai arba visai nesuveikia. Darbo eigos (workflows) siunčia klaidingus pranešimus, praleidžia žingsnius arba prieštarauja viena kitai. Kai kurios buvo išjungtos, ir niekas nežino kodėl.
- Visur pilna dublikatų. Ta pati įmonė ar tas pats kontaktas kartojasi kelis kartus, o kiekviename įraše informacija skiriasi.
- Niekas nebuvo apmokytas. Sistema buvo sukurta ir perduota be tinkamų mokymų. Jūsų komanda mokėsi bandymų ir klaidų būdu.
Ką dažniausiai randame.
Atlikome dešimčių HubSpot paskyrų auditą ir jas pertvarkėme. Skirtingose komandose kartojasi tos pačios problemos:
CRM struktūra:
- Numatytieji pardavimų kanalai, kurie niekada nebuvo pritaikyti tikram pardavimų procesui
- Per daug pardavimų kanalų arba per mažai etapų, todėl sandoriai sekami nenuosekliai
- Sukurti, bet niekada nenaudoti laukai (properties), kurie apkrauna sąsają
- Rodiniai nepritaikyti pagal vaidmenis, todėl visi mato tą patį per ilgą sąrašą
Duomenų kokybė:
- Tūkstančiai kontaktų ir įmonių dublikatų
- Nevienodas formatavimas (šalių pavadinimai, telefono numeriai, gyvavimo ciklo etapai)
- Neužpildyti laukai įrašuose, kurie buvo importuoti be patikros
- Pasenę kontaktai, kuriuos reikėjo archyvuoti prieš kelerius metus
Automatizacijos:
- Darbo eigos su klaidinga logika arba vienas kitam prieštaraujančiais paleidikliais
- Automatizacijos, sukurtos procesui, kurio nebėra
- Nėra automatizacijų paprastoms užduotims, pavyzdžiui, priminimams susisiekti ir potencialių klientų paskirstymui
- Niekur neaprašyta, ką daro kiekviena darbo eiga
Ataskaitos:
- Suvestinės (dashboards), paremtos nepatikimais duomenimis
- Ataskaitos, kurios rodo veiklą (skambučius, išsiųstus laiškus), bet ne rezultatus (sudarytus sandorius, gautas pajamas)
- Nėra prognozavimo, nes pardavimų kanalo duomenimis negalima pasitikėti
- Vadovai sprendimus priima remdamiesi nuojauta, o ne duomenimis
Kaip dirbame.
Netaisome visko iš eilės be plano. Kiekviename projekte dirbame ta pačia tvarka:
- Auditas. Peržiūrime visą jūsų HubSpot sistemą: CRM struktūrą, duomenų kokybę, automatizacijas, integracijas ir ataskaitas. Užrašome kiekvieną rastą problemą.
- Prioritetai. Surikiuojame problemas pagal poveikį. Vieni pataisymai duoda naudos iš karto (pavyzdžiui, pardavimų kanalo etapų sutvarkymas). Kiti svarbūs, bet ne tokie skubūs (pavyzdžiui, senų įrašų archyvavimas).
- Pataisymai. Pataisymus pagal prioritetų sąrašą atliekame suplanuotais etapais. Kiekvieno etapo rezultatai aiškūs: jūsų komanda gali juos pamatyti ir patikrinti.
- Dokumentacija. Aprašome kiekvieną pakeitimą, kad jūsų komanda suprastų naują sistemą ir galėtų ją prižiūrėti.
Auditas trunka 1–2 savaites. Pataisymų trukmė priklauso nuo apimties, bet dauguma pertvarkymo projektų trunka 5–8 savaites.
